Выбор программы учета

Программ, предназначенных для учета, существует не одна тысяча. Из них выбрать для себя нужно одну. Задача эта не простая. Перепробовать все варианты друг за другом и выбрать оптимальный – не хватит времени. Цель данной статьи – облегчить выбор и помочь подобрать оптимальную программу, в зависимости от особенностей вашей работы.

Итак, приступаем, собственно, к выбору программы.

Все программы учета можно разделить на несколько больших групп по принципу подхода к учету. Выбор группы позволит сразу сократить список претендентов на место в компьютере в несколько раз.

Бухгалтерские программы.

Созданы для бухгалтера. Легко распознаются по словам контрагенты, сальдо, банк, план счетов и баланс. Если эти слова ни о чем вам не говорят, бухгалтерские программы вам не нужны. Начинающие пользователи не редко сразу бросаются на 1С Бухгалтерию, как кролик на удава. А только потом думают, что это за программа.

Эти программы легко справляются с учетом финансов. При низкой активности в движении товаров (5-10 накладных в месяц), легко справятся с товарным учетом. Однако, необходимо заранее определиться, что является приоритетным в товарном учете – количественный или суммовой учет. С суммовым учетом бухгалтерская программа справляется играючи, с количественным же в зависимости от номенклатуры. Ведение ассортимента в несколько десятков позиций не составит труда ни вам, ни программе. Если же ассортимент составит несколько тысяч позиций, ведение количественного учета в бухгалтерской программе может быть сравнимо по эффективности с мазохизмом. Хотя, как говорится, на вкус и цвет – четких рекомендаций нет.

Бухгалтерские программы рекомендуется использовать только в случае, если бухгалтерский учет действительно необходим.

Складские программы.

Созданы для учета на складе. Легко справляются с количественным учетом. Многие складские программы имеют блок статистики, позволяющий оценивать и прогнозировать движение товара. Обычно позволяют разбить номенклатуру по группам, подгруппам и производителям.

Некоторые складские программы заводят на каждую единицу товара персональную карточку. Это очень удобно, если учитывать нужно холодильники, телевизоры и прочую бытовую технику. На карточках указывают серийный номер изделия, что позволяет отслеживать конкретный экземпляр. Однако, если вы торгуете метизами...

Радужная картина омрачается, когда в дело складского учета вмешивается торговля. Оказывается, некоторые складские программы вообще игнорируют цену товара. В большинстве оставшихся – невозможно осуществлять гибкую ценовую политику.

Складские программы рекомендуется использовать в ситуациях, когда необходим эффективный количественный учет.

Торговые программы.

Облегчают учет в торговле. Часто за торговые программы выдают творения, предназначенные для выписки счетов и накладных. Но применить к этим гибридам калькулятора, печатной машинки и скоросшивателя слово учет, как правило невозможно.

Торговые программы можно разделить на универсальные и специализированные, ориентированные на конкретные виды товара.

Если учитываемый товар имеет какие-то характерные особенности (например, усушка), то лучше использовать специализированную программу, иначе – универсальную. Универсальные торговые программы обычно обладают большими возможностями.

Заказные программы.

Этот вариант следует использовать только в случае, если никакая из готовых программ вас не устраивает. При грамотной реализации – наиболее оптимальный выбор. Заказные программы позволяют учитывать все нюансы вашего бизнеса и не содержат ничего лишнего. Однако следует быть готовым к тому, что на начальном этапе использования в программе будут выявляться недостатки, которые потребуют доработки. Доработка может потребоваться так же через год-два активной эксплуатации – теперь ваши требования будут сформированы исходя из практики использования программы.

Как правило заказные программы сложно отнести к какой-либо группе, так как им могут быть присущи особенности сразу нескольких групп программ учета.

Заказные программы наиболее эффективны, однако требуют постоянного согласования на этапе разработки и внедрения. Могут создаваться по частям.

Заказывать программу для бухгалтерского учета, как правило, не целесообразно ввиду длительного времени создания и высокой стоимости сопровождения.

Надеюсь, эта информация поможет вам сделать самый оптимальный и эффективный выбор.

BatMan as-soft@mail.ru

2005 г.

Эта статья подготовлена в бесплатном офисном пакете OpenOffice.

Автор будет признателен за все замечания и комментарии по данной теме.